SPED: Seus tesouros estão protegidos?

Passados mais de 10 anos da histeria causada pelo ‘Bug do Milênio’, na última virada de século, quando praticamente nada aconteceu com o funcionamento de todo o sistema e a ordem mundial, agora o Brasil em especial as nossas empresas enfrentam processo semelhante.

A implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode não ter o mesmo efeito psicológico do Bug, mas certamente causará enorme impacto na economia nacional. E é aí que mora o perigo.

Sim, é isso mesmo, pois além do atraso nessa nova etapa, com milhares de empresas obrigadas a emitir a NF-e ainda ausentes do sistema e com isso atuando ilegalmente , muitos desconhecem vários aspectos delicados dessa questão. Trata-se, sem dúvida, de uma bomba de efeito retardado, que explodirá num futuro bem próximo. O Bug do Milênio perto desse problema tecnológico não passa de um estalinho de criança, acredite.

O SPED e a Nota Fiscal Eletrônica estão obrigando o mercado a rever alguns conceitos sobre segurança da informação. Na verdade, é a maior transformação empresarial – nunca vista antes neste País -, na qual até as micros, pequenas e médias empresas terão de aderir a padrões de gestão e tecnologia tão eficientes quanto as de grandes corporações.

Esse, certamente, é um dos maiores desafios: integrar a cadeia produtiva tecnologicamente, de tal modo que a transmissão, a recepção pelo cliente e a guarda do documento eletrônico esta última por cinco anos no mínimo, além da própria segurança não sofram danos de qualquer espécie.

As ferramentas para tudo isso são protocolos comuns de comunicação entre as empresas. O documento fiscal eletrônico, por exemplo, tem seu conteúdo entendido por qualquer organização Brasil afora.

Para se ter uma ideia, existe atualmente um comércio clandestino de notas fiscais em papel, no qual se chega a pagar R$ 50,00 por folha. E com a Nota Eletrônica, quanto vai custar um pen drive de dados circulando de forma marginal no mercado?

Há pouco tempo, falar de segurança da informação ou de software pirata era apenas para empresas de grande porte, mas agora o assunto vale para as mais de 5,8 milhões organizações menores espalhadas pelo País.

Assim, a legalização de softwares é fundamental para evitar que dados sigilosos sejam enviados para outros locais, caindo até mesmo nas redes sociais. O uso de programas piratas torna as empresas e demais usuários extremamente vulneráveis.

Todos precisam pensar, mais do que nunca, em um modelo de gestão confiável para as informações que trafegam. Hoje, muitas organizações já utilizam sistemas autônomos hospedados em datacenter para prover serviços tecnológicos e contábeis. É um outsourcing completo. Mas isso não basta.

A preocupação número um deve ser a esta altura ter um sistema de gestão para comandar a empresa que tenham também a capacidade de compartilhar conhecimento, pois esse tesouro retido em uma ou poucas pessoas vale tanto quanto uma pérola no fundo do oceano, ou seja, absolutamente nada.

E a transmissão de todo esse conhecimento deve ser feita para os clientes como um grande sistema de troca, o que requer uma logística apropriada, povoada por novas embalagens, dentre as quais se destaca hoje a Nota Fiscal Eletrônica.

Igualmente fundamental nos dias de hoje é contar com a garantia da entrega no endereço certo daquilo que se deseje transmitir. Em se tratando de informação sigilosa, torna-se extremamente necessário observar tais critérios. A linha entre conhecimento e segurança tecnológica é tênue, e qualquer desvio pode colocar fim à mínima pretensão de blindagem.

Esse é o grande desafio das empresas que entraram no século 21, em sua grande maioria, ainda com a mentalidade de Era Industrial, embora estejamos todos querendo ou não; sabendo ou ignorando – participando intensamente da Era do Conhecimento.

Há muito se fala nas empresas em alinhamento estratégico da tecnologia. As grandes mais ou menos fazem isso. Mas são raras e honrosas as exceções que conseguem entender o caráter inovador e humano disso tudo.

Agora chegou a hora de massificar o uso da tecnologia a favor dos negócios, e saber quem são as pessoas que a fazem de fato funcionar. Massificar dá um enorme trabalho, porque implica sair da zona de conforto, uma vez que atender esse mercado tão grande e diferente do usual não é uma tarefa nada fácil, convenhamos. Mas, como diz o ditado: “sucesso só vem antes do trabalho no dicionário”, não é?