RGPD, SAF-T e Contabilidade Digital: a transformação nos escritórios portugueses

No post anterior falei sobre a realidade dos escritórios de contabilidade em Portugal e como eles estão atuando em termos de transformação digital. Falei também um pouco do escritório contábil português Proinconta.

Com o objetivo de reduzir a necessidade de papel, típico da contabilidade tradicional, empresas de software e escritórios de contabilidade reuniram-se em Porto para debater esta questão. Como dissemos, a AT (Autoridade Tributária) de Portugal, embora busque um caminho mais inovador, ainda obriga as empresas a guardarem arquivos físicos durante 10 anos.

Mas outras estratégias começam a surgir rumo a uma contabilidade mais digital no país.

Contabilidade Digital em Portugal

Para Gil Sousa, da Megavale Informática, esta vem sendo uma barreira difícil de ultrapassar. Atuando essencialmente na região do Vale do Sousa e do Grande Porto, a Megavale revela que a mentalidade dos empresários destas regiões não poderia ser mais promissora.

“Nós estamos situados em Paredes, cerca de 20 km´s da cidade do Porto, mas é uma coisa impressionante que comparando as mentalidades com empresários da região metropolitana do Porto parece que saímos do século XIX para o século XXI”, assume o empresário.

Gil se revela esperançoso com as estratégias que a Megavale está implementando e que estão fazendo muitos clientes repensarem o futuro.

O espírito inovador do seu co-fundador tem permitido à Megavale se manter como referência no mercado que atua.

“Eu já fiz pelo menos umas três mudanças de 360º na empresa. Sou uma pessoa que gosta de ter coisas novas e diferentes e vamos nos adaptando”, conta.

Apesar de feito faculdade em gestão de empresas, foi ainda no primeiro ano que Gil decidiu criar uma empresa de informática juntamente com um amigo.

“Felizmente eu sempre tive facilidade com a tecnologia. Meu pai me deu meu primeiro computador quando eu tinha 15 anos”, revela.

Fundada em 1992, a Megavale tinha o intuito de proporcionar ao mercado algo diferente.

“Na época havia apenas uma empresa de informática na região, que vendia determinadas coisas, e nós achamos que havia mercado para vender outras soluções. E foi o que fizemos: apostamos no software da Sage”, recorda.

Atualmente trabalham na empresa 13 pessoas, que formam uma equipe essencialmente jovem. Talvez por isso, Gil aposte fortemente que todos entendam o espírito da empresa.

“Nós temos uma característica muito forte e muito particular: nós não temos clientes, temos amigos. E temos relações muito fortes e muito próximas com os nossos clientes”.

Por esse motivo, a empresa aposta forte no serviço pós-venda e suporte técnico. Com uma carteira de cerca de 80 clientes de contabilidade, Gil acredita que este fator é o que os diferencia das restantes empresas.

Ambiente sem papéis: a importância da transformação digital no Regime Geral de Proteção de Dados (RGPD)

Como vimos, Portugal vem se preparando para gradualmente adquirir um ambiente sem papéis, por meio da digitalização de documentos. Agora em maio de 2018 vai entrar em vigor o Regime Geral de Proteção de Dados (RGPD), que para o co-fundador da Megavale “vem revolucionar uma grande parte dos processos e vai fazer com que as pessoas adotem pelo menos uma parte da transformação digital”.

O RGPD estabelece regras quanto à coleta e processamento de dados pessoais, que qualquer empresa, de qualquer tamanho, deve cumprir. As vantagens de um sistema único de arquivo digital são muitas: gestão de toda a informação do seu negócio, atualizada ao dia e controle de quem acessa e a que tipo de informação. O RGPD pretende englobar email, site, papel, bancos, faturas eletrônicas e o SAF-T (Standard Audit File for Tax Purposes), programa de comunicação de documentos à AT.

Gestizinos: escritório determina que segmentar o mercado é o caminho

“O Roberto nos passou a imagem que de fato a contabilidade está passando por uma automatização e, realmente, nós estamos a notar isso”, é desta forma que Tony Fontes recorda a sua participação no workshop Contador 2.0 em Portugal.

A necessidade de acabar com o papel nos escritórios de contabilidade começa a ser cada vez mais uma realidade. Para Tony Fontes a introdução do SAFT, em 2008, foi um passo importante na transformação digital na contabilidade.

Tony era estudante de contabilidade quando em 1999, dois dos seus professores fizeram um convite que mudaria o rumo da sua vida.

“Eles me convidaram para fazer parte da empresa e foi lá que comecei a trabalhar com software”, recorda.

Depois que terminou a faculdade, Tony ficou responsável pelo departamento de informática e passou a liderar uma equipe. Foi então que em 2008, juntamente com Oliveira e Marcelino, decidiram começar um negócio próprio.

“Decidimos trabalhar por conta própria, assumimos os riscos e fomos resolver os problemas à nossa maneira”, afirma.

Atualmente, com 5 funcionários, a Gestizinos atua no setor da contabilidade, seguros e software de gestão. É desta forma que Tony acredita conseguir atender os seus clientes com a excelência que eles merecem.

Em termos digitais no setor da contabilidade, Portugal começa a dar os primeiros passos. Mas todos são unânimes ao afirmar que serão passos importantes e que colocarão os escritórios contábeis do país pelo menos no mesmo nível dos brasileiros e dos americanos.